Cài đặt Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology chi tiết A-Z

1. Active Backup for Microsoft 365 là gì?

Active Backup for Microsoft 365 là một ứng dụng mạnh mẽ của Synology, giúp sao lưu toàn bộ dữ liệu từ tài khoản Microsoft 365 vào thiết bị NAS Synology của bạn.

Công cụ này cung cấp giao diện quản lý tập trung, cho phép quản trị viên:

• Theo dõi trạng thái sao lưu
• Kiểm tra lịch sử truyền dữ liệu
• Quản lý tất cả tài khoản chỉ từ một nơi duy nhất

Điểm hay là người dùng cuối cũng có thể tự khôi phục hoặc tải dữ liệu đã sao lưu bất cứ lúc nào, thông qua Active Backup for Microsoft 365 Portal, mà không cần nhờ đến bộ phận IT.

2. Tại sao nên sử dụng Active Backup for Microsoft 365?

Dù bạn đang dùng gói Microsoft 365 Doanh nghiệp, Giáo dục hay cá nhân, dữ liệu của bạn vẫn cần được bảo vệ an toàn tuyệt đối. Active Backup for Microsoft 365 giúp:

• Sao lưu toàn diện dữ liệu từ OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online và Microsoft Teams
• Sao lưu không giới hạn số tài khoản (chỉ phụ thuộc dung lượng NAS)
• Chủ động chọn thời điểm sao lưu để tránh ảnh hưởng hoạt động kinh doanh
• Tiết kiệm dung lượng & băng thông nhờ công nghệ sao chép đơn lẻ và sao chép cấp khối – chỉ sao lưu một lần đối với các tệp hoặc thư mục giống nhau

3. Cách kích hoạt và thiết lập Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology

3.1. Lưu ý trước khi kích hoạt

• NAS của bạn cần chạy hệ điều hành DSM 6.2 trở lên.
• Đảm bảo thiết bị NAS tương thích với Active Backup for Microsoft 365. Bạn có thể kiểm tra trực tiếp trên website Synology hoặc thông qua trang kiểm tra tương thích.
• Để sử dụng và nhận các bản cập nhật mới nhất, bạn cần đăng ký Tài khoản Synology và đăng nhập khi kích hoạt gói.

Khi mở Active Backup for Microsoft 365 lần đầu tiên, màn hình chào mừng sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần nhấn Active, đồng ý với điều khoản sử dụng, sau đó đăng nhập vào Tài khoản Synology.

3.2. Các bước kích hoạt và tạo tác vụ sao lưu

Bước 1: Tạo tác vụ Backup

• Truy cập Task List → nhấn Create để mở Task Creation Wizard.

Bước 2: Chọn Create a backup task, rồi nhấn Next.

Bước 3: Chọn loại điểm cuối Microsoft 365, sau đó thiết lập mật khẩu chứng chỉ.

Bước 4: Tiến hành ủy quyền cho tác vụ sao lưu.

Bước 5: Cấu hình các thông số:

• Task name: Tên tác vụ sao lưu.
• Backup destination: Vị trí lưu trữ trên NAS.
• Backup list: Danh sách dữ liệu cần sao lưu.
• Kích hoạt Active Backup for Microsoft 365 Portal nếu muốn cho phép người dùng tự khôi phục dữ liệu.

Bước 6: Bật tính năng tự động phát hiện dữ liệu mới. Khi bật, các trang web, nhóm hoặc dịch vụ mới sẽ được tự động thêm vào danh sách sao lưu.

Bước 7: Thiết lập chính sách sao lưu và lưu giữ:

Backup policy:

• Continuous backup: Sao lưu liên tục, tự động điều chỉnh chu kỳ từ 1–10 phút dựa trên tốc độ API.
• Manual backup: Sao lưu thủ công khi bạn chạy tác vụ.
• Scheduled backup: Sao lưu theo lịch cố định.

Retention policy:

• Keep all versions: Lưu trữ tất cả phiên bản.
• Keep previous versions for X days: Giữ phiên bản cũ trong một số ngày nhất định trước khi xóa.

Bước 8: Xem lại phần tóm tắt cấu hình và nhấn Done hoặc Apply để hoàn tất.

Bước 9: Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, hãy tham khảo tài liệu hỗ trợ cho DSM 7.0 hoặc DSM 6.2 trên website Synology.

4. Hướng dẫn quản lý tác vụ sao lưu trong Active Backup for Microsoft 365

Sau khi tạo nhiệm vụ sao lưu, bạn có thể quản lý dễ dàng trên trang Task List. Tại đây, tất cả các tác vụ sao lưu sẽ được liệt kê, kèm theo thanh công cụ ở phía trên để thao tác nhanh.

Các bước quản lý tác vụ sao lưu:

1. Chỉnh sửa tác vụ
   • Chọn tác vụ sao lưu cần quản lý → nhấn Edit để thực hiện các thay đổi:
     • Bật cổng thông tin tự phục vụ (Self-service Portal)
     • Chuyển sang ứng dụng Azure AD khác
     • Chỉnh sửa đích sao lưu (Backup destination)
     • Kích hoạt tính năng tự động phát hiện dịch vụ mới
     • Điều chỉnh chính sách sao lưu và lưu giữ (Backup & Retention Policy)
2. Xóa dữ liệu sao lưu không cần thiết
   • Chọn tác vụ sao lưu → nhấn More → chọn Storage Management.
   • Chọn dữ liệu sao lưu của người dùng, nhóm, trang web hoặc nhóm Microsoft 365 mà bạn muốn xóa.
   • Xác nhận để xóa dữ liệu của dịch vụ liên quan.

Việc quản lý tác vụ sao lưu giúp đảm bảo dữ liệu Microsoft 365 được lưu trữ hợp lý, tối ưu dung lượng NAS Synology và giữ cho hệ thống luôn gọn gàng, dễ kiểm soát.

5. Theo dõi nhật ký (Log) trong Active Backup for Microsoft 365

Trang Log trong Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology cho phép bạn:

• Theo dõi toàn bộ tác vụ sao lưu đã thực hiện.
• Xem các thông báo lỗi liên quan đến quá trình sao lưu.
• Giám sát các hoạt động khôi phục dữ liệu do người dùng cuối thực hiện.

5.1. Tìm kiếm và lọc nhật ký

• Truy cập Log → nhấp vào biểu tượng kính lúp (🔍) ở góc trên bên phải.
• Có thể lọc kết quả theo:
  • Keyword – Từ khóa tìm kiếm
  • Type – Loại tác vụ
  • Date – Ngày thực hiện

5.2. Xem chi tiết bản ghi nhật ký

• Chọn một mục nhật ký → nhấp vào biểu tượng mũi tên ở bên phải.
• Đối với tác vụ sao lưu: hiển thị Status (Trạng thái) và Log (Nhật ký).
• Đối với tác vụ khôi phục: hiển thị Log và Restore Information (Thông tin khôi phục).

💡 Để hiểu rõ hơn về cấu trúc và chi tiết của nhật ký, bạn có thể tham khảo tài liệu trợ giúp tương ứng với DSM 7.0 hoặc DSM 6.2 từ Synology.

6. Hướng dẫn cách khôi phục dữ liệu bằng Microsoft 365 Recovery Portal

Bước 1: Kích hoạt và truy cập Active Backup for Microsoft 365 Portal

Khởi động Active Backup for Microsoft 365 Portal

Bạn hãy sử dụng tài khoản với quyền admin sau đó truy cập theo trình tự sau : Control Panel > Login Portal > Applications > Active Backup for Microsoft 365 Portal. Bấm vào Edit để kích hoạt và tùy chỉnh cổng đăng nhập 

Bước 2: Truy cập Active Backup for Microsoft 365 Portal

• Với tài khoản có quyền admin bạn hãy truy cập theo trình tự sau : Control Panel > Login Portal > Applications > Active Backup for Microsoft 365 Portal và bấm vào link trên Alias
• Với tài khoản không phải là admin bạn hãy bấm vào biểu tượng Active Backup for Microsoft 365 Portal ở ngay DSM

Bước 3: Duyệt dữ liệu để khôi phục

Để tìm thông tin của bạn trên Active Backup for Microsoft 365 Portal, trước tiên bạn sẽ cần phải chỉ định View Role, Task, Services và Date của dữ liệu mà bạn muốn xem

• Thay đổi vai trò xem: Chọn một tài khoản từ View Role/View Site, với tài khoản admin, bạn có thể chuyển sang chế độ xem của bất kỳ người dùng sao lưu nào để duyệt và khôi phục dữ liệu của họ.
• Chọn một nhiệm vụ: Chọn tác vụ bạn muốn khôi phục từ menu thả xuống Task.
• Chọn loại dịch vụ: Active Backup for Microsoft 365 hỗ trợ sao lưu ổ đĩa, email, danh bạ, lịch, trang web và nhóm. Nhấp vào biểu tượng Services và chọn dịch vụ bạn muốn khôi phục. Hộp thư lưu trữ được bao gồm trong danh mục Mail.

• Xem dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào trước đó
  • Đi tới dòng thời gian ở cuối trang.
  • Để chuyển đổi giữa các phiên bản sao lưu, hãy thực hiện một trong các hành động sau:
  • Nhấp vào biểu tượng Calendar ở góc trên bên trái và chọn ngày bạn muốn khôi phục phiên bản sao lưu.
  • Nhấp vào mũi tên phải hoặc trái để chuyển đổi giữa các phiên bản.
  • Kéo dòng thời gian để xem bất kỳ bản sao lưu nào tại thời điểm trước đó.

Bước 4: Khôi phục và xuất dữ liệu của bạn

Bạn có thể khôi phục dữ liệu Dịch vụ của mình (được liệt kê bên dưới) cho đối tượng thuê ban đầu trong Microsoft 365 và xuất dữ liệu sang thiết bị cục bộ. Để biết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện khôi phục và xuất dữ liệu Dịch vụ sau, vui lòng tham khảo các bài viết trợ giúp tương ứng.

• Drives (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Mails (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Contacts (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Calendars (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Sites (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Teams (DSM 7.0 / DSM 6.2)

7. Sao lưu và khôi phục dữ liệu Microsoft Teams

Với Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology, bạn có thể sao lưu và khôi phục các dữ liệu quan trọng từ Microsoft Teams, bao gồm:

• SharePoint site nhóm và các site con.
• Tệp được tải lên kênh nhóm hoặc cuộc trò chuyện (tab File).
• Wiki tab – nội dung ghi chú chung của nhóm.
• Team OneNote notebooks – sổ tay dùng chung trong nhóm.
• Teams messages – lịch sử tin nhắn trong các kênh và cuộc trò chuyện.

Tính năng này giúp đảm bảo toàn bộ dữ liệu trong Teams được lưu trữ an toàn, dễ dàng phục hồi khi cần thiết, tránh mất mát thông tin do lỗi hệ thống hoặc thao tác người dùng.

8. Kết luận

Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp và cá nhân bảo vệ dữ liệu đám mây một cách an toàn, chủ động và hiệu quả.

Từ Outlook, OneDrive, SharePoint cho đến Microsoft Teams – mọi dữ liệu quan trọng đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng khôi phục khi cần, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.

Việc triển khai giải pháp này không chỉ đảm bảo tính liên tục của công việc, mà còn giúp tuân thủ các yêu cầu bảo mật và sao lưu dữ liệu ngày càng khắt khe.

Nếu bạn cần hỗ trợ cài đặt hoặc tư vấn giải pháp lưu trữ tối ưu, hãy liên hệ ngay với Enootech để được đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm hướng dẫn chi tiết và tận tâm.

Website: https://enootech.com/
Hotline:  (+84) 0969.501.282
Email: [email protected]

Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất về các sản phẩm mạng công nghiệp!